Sistem Informasi Manajemen Dakwah
1. Definisi Sistem
Sistem merupakan sebuah obyek yang dikaji atau dipelajari, dimana memiliki karakteristik tertentu atau spesifikasi tersendiri, diantaranya secara umum obyek dibangun atas :
a. Komponen (component) : Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem.
b. Penghubung (interface) : Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi
c. Batasan (boundary) : Pengambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk didalam sistem dan mana yang diluar sistem.
d. Lingkungan (environment) : Segala sesuatu diluar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala dan input terhadap suatu system.
e. activity (aktivitas pada setiap elemen atau pada obyek itu sendiri)
f. goal (tujuan yang ingin dicapai)
Pendefinisian sistem dapat dilakukan dalam dua pendekatan, yaitu pendekatan atas fisik dan pendekatan atas fungsi:
Ditinjau dari segi fisik, sistem adalah sekumpulan dari unsur atau elemen yang berinteraksi dan bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan yang ditetapkan, sebagai contoh : sistem tatasurya, sistem pencernaan, sistem transportasi, system komputerisasi, sistem informasi.
Sedangkan menurut para ahli, definisi sistem ditinjau dari segi fisik adalah,
a. Murdick dan Ross (1993) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainya untuk suatu tujuan bersama.
b. Scott (1996) mengatakan sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input) , pengolahan (processing) , serta keluaran(output), dan ciri pokok sistem menurut Gapspert ada empat, yaitu sistem itu beroperasi dalam suatu lingkungan, terdiri atas unsur-unsur, ditandai dengan saling berhubungan dan mempunyai satu fungsi atau tujuan utama.
Ditinjau dari segi fungsi, sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berupa urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu, contoh: sistem peminjaman buku, system penjualan, sistem marketing, sistem belajar.
Sedangkan menurut para ahli, definisi sistem ditinjau dari segi fisik adalah,
a. Richard F. Neuschel, Jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan dan dikembangkan sesuai dengan skematis yang terintegrasi dalam melaksanakan suatu aktivitas utama di dalam bisnis. Sementara prosedur diartikan suatu urut – urutan operasi klerikal (tulis – menulis), yang melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, dan diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi – transaksi bisnis yang terjadi.
b. Mc. Leod (1995) mendifinisikan sistem sebagai sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sumberdaya mengalir dari elemen output dan untuk menjamin prosesnya berjalan dengan baik maka dihubungkan mekanisme control. Untuk lebih jelasnya elemen sistem tersebut dapat digambarkan.
2. Definisi Informasi
Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi ada suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi.
Informasi merupakan salah satu sumber utama dari perusahaan, dan ia dapat dikelola seperti halnya sumber-sumber lain. Informasi adalah sumber konseptual yang mana menggambarkan sumber-sumber fisik yang harus dikelola oleh manajer. Jika skala operasinya terlalu besar untuk diobservasi, maka manajer dapat memonitor sumber-sumber fisik dengan mengunakan informasi yang menggambarkan atau mewakili sumber-sumber tersebut.
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.
Konsep Dasar Informasi dapat dijelaskan dengan beberapa definisi, antara lain:
a. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
b. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan.
c. Data organized to help choose some current or future action or nonaction to fullfill company goals (the choice is called business decision making).
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya
3. Definisi Manajemen
Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur. Prngatur dilakukan melalui proses dan diatur berdasarkan urutan dari fungsi-fungsi manajemen itu. Jadi manajemen itu merupakan suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang diinginkan.
Adapun definisi manajemen menurut beberapa ahli adalah,
a. G.R. Terry, Manajemen adalah suatu proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya.
b. Drs. Malayu S.P. Hasibuan, Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara effektif dan effisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Pada dasarnya setiap aktivitas atau kegiatan selalu mempunyai tujuan yang ingin dicapai. Tujuan individu adalah untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhannya berupa materi dan nonmateri dari hasil kerjanya. Sedangkan tujuan dari setiap individu yang saling berinteraksi adalah mendapatkan laba (Bussines Organization) atau pelayanan pengabdian (Public Relation) melalui proses manajemen itu, jadi dapat disimpulkan bahwa manajemen bukan sebagai tujuan tapi merupakan suatu alat untuk mencapai tujuan.
4. Definisi Sistem Manajemen Dakwah
Sebuah sistem informasi manajemen, atau SIM, adalah sebuah sistem informasi yang selain melakukan semua pengolahan transaksi yang perlu untuk sebuah organisasi, juga memberikan dukungan informasi dan pengolahan untuk fungsi manajemen dan pengambilan keputusannya. Gagasan sebuah system informasi yang demikian itu telah ada sebelum munculnya komputer. Namun komputer membuat gagasan tersebut menjadi kenyataan. Organisasi selalu membutuhkan sistem-sistem untuk mengumpulkan , mengolah, menyimpan, melihat kembali, dan menyalurkan informasi. Komputer telah menambahkan sebuah teknologi baru dan ampuh pada system informasi. Akibatnya, sebuah system informasi berdasarkan komputer akan betul-betul berbeda dengan sistem-sistem yang diolah secara manual atau elektro-mekanis. Siatem informasi manajemen digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida, diimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi untuk pengolahan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya; lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari; lapisan ketiga terdiri dari sumber daya system informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen; dan lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat puncak manajemen.
Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”.
Banyak para sarjana ahli manajemen mendefinisikan Sistem Informasi Manajemen, diantaranya:
Definisi dari Donald W. Kroeber dalam bukunya berjudul Management Information Systems mengatakan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah organisasi, sejumlah proses yang menyediakan informasi kepada manajer sebagai dukungan dalam operasi dan pembuatan keputusan dalam suatu organisasi.
Gordon B. Davis mengatakan bahwa Sistem Informasi Manajemen merupakan sebuah system pemakai yang terintegrasi yangn menyediakaninformasi untuk menunjang operasi-operasi manajemen dan fungsi-fungsi pengambilan keputusan di dalam sebuah organisasi. Sistem tersebut memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer dan prosedur-prosedur manual; model-model untuk analisis, perencanaan, pengawasan dan pengambilan keputusan dan suatu data base.
SIM dilihat dari segi pendapat sarjana terdahulu :
SIM dilihat dari segi pendapat sarjana terdahulu :
a. Ditekankan pada suatu sistem mesin.
b. Sebuah organisasi.
c. Pihak penyaji informasi.
d. Terdapat dalam suatu organisasi.
e. Ditujukan untuk sesuatu hal yaitu operasi sebuah perusahaan, analisis dan pengambilan keputusan.
f. Dilibatkan komputer, prosedur, suatu data base.
Sekarang kita lihat bagaimana Joel E. Ross berpendapat dalam hal yang sama. Meskipun kenyataannya komputer tidak lebih daripada alat untuk memproses data, banyak manajer memandang komputer sebagai elemen pusat suatu sistem informasi. Kecenderungan sikap ini terlalu tinggi dan memutarbalikkan peranan komputer. Peran sebenarnya komputer adalah menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan, perencanaan dan kontrol. Sebenarnya penekanan bisnis pada system informasi terlalu berlebihan bila majalah bisnis hari ini tidak memuat artikel tentang system informasi, pengumpulan data, relasi pokok. Banyak usaha yang dikelola untuk menggabungkan manajemen, informasi dan system serta memperlihatkan hubungannya dengan komputer.
Definisi sebuah Sistem Informasi Manajemen, istilah yang umum dikenal orang, adalah sebuah sstem manusia/mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah ‘data base’.
a. Sistem Manusiadan Mesin Berdasarkan Komputer
Interaksi manusia dan mesin diperkaya melalui operasi ‘on-line’ dimana terminal masukan atau keluaran (input atau output} dihubungkan pada komputer untuk memberikan masukan dan keluaran langsung pada penerapan yang mendapatkan maslahat dari keadaan semacam itu. Operasi ‘on-line’ diperlukan untuk dialog manusia/mesin, tetapi ada banyak tugas pengolahan juru tulis yang lebih efisien tanpa masukan atau keluaran termanual.
b. Sistem Terpadu dengan Data Base
Sebuah sistem terpadu berdasarkan pada anggapan bahwa harus ada integrasi antara data dan pengolahan. Intergasi data dicapai melalui “data base”. Pada sebuah system pengolahan informasi, “data base” terdiri dari semua data yang dapat dijangkau oleh system. Pada SIM berdasarkan komputer, istilah “data base” biasanya dipakai khusus untuk data yang dapat dijangkau secara langsung oleh komputer. Manajemen sebuah “data base” adalah sebuah system perangkat lunak komputer yang disebut sebagai sebuah system manajemen data base.
c. Pemanfaatan Manajemen dan Model Keputusan
Tidaklah cukup bagi seseorang bila hanya menerima data mentah atau ikhtisar data sekalipun saja. Harus ada suatu cara untuk mengolah dan menyajikan data sedemikian rupa sehingga hasilnya mengarah pada keputusan yang akan diambil. Hasilnya haruslah mendorong pada keputusan. Metode untuk melaksanakan hal ini adalah mengolah data dalam bentuk sebuah model keputusan. Contoh, sebuah keputusan investasi dibandingkan pengeluaran modal baru harus diolah dalam bentuk sebuah model pembelanjaan modal berdasarkan tingkat laba yang dipengaruhi kendala-kendala sehubungan dengan ukuran dan resikonya.
d. Evaluasi Dalam Sebuah Sistem Informasi Manajemen Dakwah
Evaluasi adalah proses penilaian, pengukuran sejauh mana program yang telah direncanakan dapat terealisasikan dalam tiap pertemuan atau rencana serta program diukur dalam parameter keberhasilan dan kegagalan. Dengan menganalisa atau menilai melalui standar yang dibuat oleh lembaga atau organisasi dalam memberikan informasi dakwah yang disampaikannya.
Evaluasi adalah suatu usaha untuk mengukur dan memberi nilai secaraa obyektif pencapaian hasil-hasil yang telah direncanakan sebelumnya. Evaluasi sebagai suatu fungsi manajemen berusaha untuk mempertanyakan efektifitas dan efensiensi pelaksanaan dari suatu rencana sekalipun mengukur seobyektif hasil-hasil pelaksanaan itu dengan ukuran-ukuran yang dapat diterima pihak-pihak yang mendukung suatu rencana.
Tahapan Evaluasi Sistem Informasi Manajemen Dakwah:
a. Evaluasi terprogram yaitu evaluasi yang dilakukan ketika setiap ada kegiatan atau program yang dilaksanakan.
b. Evaluasi tahunan yaitu evaluasi yang dilakukan diakhir tahun tentang informasi atau data yang dikeluarkan oleh sistem informasi manajemen dakwah itu sendiri.
Secara ekplisit, pengertian evaluasi sering digunakan untuk menunjukan tahap-tahap didlam siklus pengelolaan, yang secara umum dapat dibagi menjadi tiga kategori yaitu:
a. Evaluasi pada tahap perencanaan, untuk menetukan segala prioritas terhadap berbagai alternatif dan kemungkinan terhadap cara mencapai tujuan yang telah dirumuskan sebelumnya.
b. Evaluasi pada tahap pelaksanaan, evaluasi ini adalah suatu kegiatan melakukan analisa untuk menentukan tingkat kemajuan pelaksanaan dibandingkan dengan rencana.
c. Evaluasi pada tahap pasca pelaksnaan, yang dinilai dan dianalisa adalah evaluasi hasil pelaksnaan kegiatan tersebut sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
Adapun langkah-langkah evaluasi sistem informasi manajemen dakwah adalah:
a. Menciptakan standar, missal standarisasi dalam informasi yang dikeluarkan
b. Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standar
c. Melakukan tindakan koreksi, koreksi dalam setiap program baik terprogram ataupun tidak terprogram.
Adapun Tujuan dari Evaluasi adalah:
a. Kemapuan teknis
b. Pelaksanaan operasional
c. Pendayagunaan system
Beberapa analisis terhadap system informasi manajemen dakwah, diantaranya:
a. Mengamati perkembangan dakwah, dilingkungan masyarakat seberapa jauh peran serta sistem informasi manajemen dakwah memberikan konstribusi informasinya dalam memberikan gagasan maupun pemberitaan yang disampaikan.
b. Membuat peta dakwah, peran serta sistem informasi manajemen dakwah dalam menyampaikan pesan-pesannya sudah tersalurkan kebeberapa segmentasi masyarakat yang ada, baik keragaman yang ada dari segi budaya, sosial, politik, dan sebagainya.
Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen Dakwah adalah Suatu proses pendekatan yang teroganisir, terencana serta terevaluasi untuk memberikan informasi yang tepat dan jelas serta dapat memberikan kemudahan dalam proses manajemen dakwah.
REFERENSI:
Hasibuan, Malayu S.P. (1996). Manajemen, Dasar, Pengertian, dan Masalah. Jakarta: Toko Gunung Agung
Soegito, Soedrajat. (2003). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Universitas Terbuka
Tidak ada komentar:
Posting Komentar